Uno de los requisitos indispensables para poder comenzar con el proceso de facturación electrónica en Colombia, es la solicitud de la resolución de facturación electrónica en la DIAN.
Este tipo de factura se expide, genera y numera por medio de un sistema de facturación por computador, y debe ser entregada y conservada para posibles requerimientos futuros.
La solicitud de la resolución de facturación electrónica en Colombia se puede realizar a través del sitio web de la DIAN al seguir los siguientes pasos:
- Ingresar al sitio web www.dian.gov.co
- Dirigirse a la opción: Usuarios registrados si se cuenta con un usuario y contraseña. De lo contrario, ingresar a la opción: Nuevos usuarios para registrarse. En esta opción se debe tener un mecanismo de firma digital vigente y la información del RUT actualizada.
- Luego de ingresar en Usuarios registrados, se debe completar un formulario con los siguientes datos de acceso: Número de documento de la organización, tipo de documento del usuario, número de documento y contraseña.
- Dar clic en ingresar.
- En el menú ubicado en la parte izquierda de la pantalla, hacer clic en Numeración de facturación y nuevamente ingresar a la opción Numeración de facturación. Luego hacer clic en: Solicitar Numeración de Facturación.
En esta opción, aparecerá un mensaje en el que se recuerda la importancia de tener el RUT actualizado. Dar clic en aceptar.
- Se solicita la confirmación de los siguientes datos con la información del contribuyente: NIT, tipo y número de documento del autorizado. Aparecerá un mensaje con las autorizaciones próximas a vencer.
- Para solicitar una nueva numeración o ampliar la actual, dar clic en Autorizar Rangos. Aquí se solicitará ingresar los datos de una cuenta bancaria.
- Seleccionar el tipo de facturación. En este punto elegir la opción por computador.
- Ingresar los datos seleccionados por cada rango y elegir el establecimiento. Clic en Agregar.
- Aquí estará disponible la opción de generar borrador. Con este se podrá descargar y revisar el documento. Clic en Aceptar.
- Generar el documento definitivo. Inmediatamente se abrirá una nueva ventana en la cual se deberá ingresar un código y contraseña con el fin de obtener la firma digital.
- Hacer clic en Generar código para recibir en el correo electrónico registrado, el código de acceso para esta factura.
- Ingresar el código y la clave.
- Dar clic en la opción Firmar. Aparecerá un mensaje para confirmar el monto de los activos de la empresa.
- Seleccionar el rango correspondiente y hacer clic en Aceptar.
- Ver la solicitud en estado definitivo. Se debe realizar de nuevo el proceso de firma para que la solicitud sea válida.
- Generar un nuevo código en el correo electrónico e introducir la contraseña para validarlo.
- Hacer clic en Ver documento para descargarlo en formato PDF.
- Revisarlo y asegurarse de que tenga la marca de agua con la palabra Autorizado.
Este procedimiento también puede realizarse para habilitar rangos próximos a vencer o para inhabilitar los que ya no se usarán. Para esto, se deben seguir todos los pasos hasta obtener el documento en estado definitivo y firmado.
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