¿Todavía emite facturas manualmente porque no conoce un sistema de confianza? Este método tradicional puede estar limitando la eficiencia de su negocio y exponiéndolo a posibles errores. Pero no se preocupe, en este artículo le explicaremos en qué consiste el sistema de facturación electrónica Hacienda, sus pros y contras, y qué otras opciones existen para generar estos comprobantes digitales. ¡Siga leyendo!
¿Qué es el sistema de facturación electrónica Hacienda?
Es un proceso regulado por el Ministerio de Hacienda que permite a los contribuyentes emitir y recibir facturas electrónicas de manera digital. Este sistema fue implementado como parte de una estrategia para modernizar la administración tributaria, mejorar la recaudación y combatir el fraude fiscal.
¿Cómo entrar al ATV?
Para entrar al portal de la Administración Tributaria Virtual (ATV), siga estos pasos:
- Acceda al portal de la ATV.
- Ingrese su número de identificación y su contraseña.
- Si no tiene una cuenta, seleccione la opción «Crear cuenta de usuario». Necesitará proporcionar información como su tipo de identificación (nacional, NITE o DIMEX) y otros datos personales.
- Si olvidó su contraseña, puede utilizar la opción «¿Recuperar su contraseña?» para restablecerla.
- Una vez dentro, elija el perfil que desea utilizar, como «Emisor-Receptor» para facturación electrónica.
- Desde el portal, podrá acceder a diversas funcionalidades, como la presentación de declaraciones, consulta de información tributaria y gestión de comprobantes electrónicos.
¿Cómo hacer una factura en el sistema de Hacienda Costa Rica?
Para elaborar y enviar una factura electrónica usando el facturador gratuito Hacienda, debe seguir estos pasos:
- Ingrece al portal de la ATV.
- Escriba su N° de identificación y contraseña de usuario de ATV. Luego, diríjase a su perfil de contribuyente.
- Haga clic en la pestaña “Comprobantes Electrónicos”, visible en el menú principal. Después, seleccione la opción “Herramienta Gratuita” y luego “Facturar”.
¿Cómo inscribirse en Hacienda para factura electrónica Costa Rica?
Para poder emitir una factura electrónica debe contar con un sistema de facturación electrónica y cumplir con los requisitos establecidos por el Ministerio de Hacienda. A continuación le compartimos todo lo que necesitas saber .
1. Inscríbase como contribuyente en el Ministerio de Hacienda
Como empresa o persona jurídica deberá estar registrado ante el Ministerio de Hacienda, y lo puede hacer mediante el portal de Administración Tributario Virtual (ATV) o en las oficinas de Hacienda.
En caso de hacerlo desde el portal del Ministerio de Hacienda:
- Vaya a la parte de “servicios tributarios” y haga clic en ATV.
- Haga clic en “Crea tu cuenta de usuario”.
- Escoja el tipo de identificación.
- Agregue su número de identificación, fecha de nacimiento y fecha de vencimiento del documento.
- Haga clic en “Aceptar”.
- Llene el formulario en “Crear cuenta de usuario”.
- Posteriormente, aparecerá un mensaje como: “Confirmar la TIV” o la Tarjeta de Identificación Virtual.
- Confirme la tarjeta con la información que llegará a tu correo electrónico.
2. Regístrese como emisor-receptor
Mediante la página del Portal de Administración Tributario Virtual (ATV). Esto le permitirá enviar y recibir comprobantes electrónicos a través de un proveedor de facturación electrónica.
3. Tenga su llave criptográfica
Su factura electrónica solo será válida si es firmada digitalmente con la llave criptográfica. Y lo logrará en tan solo dos pasos:
- Acceda al Portal de ATV y haz clic en “Comprobantes electrónicos”.
- Realice el registro de la llave criptográfica.
Luego, el sistema enviará la llave a su correo electrónico y podrá facturar con la legitimidad exigida.
4. Busque un software de facturación de confianza
Con ayuda de un software de facturación electrónica podrá simplificar el proceso de emisión de comprobantes, como:
- Enviar automáticamente a la Dirección General de Tributación.
- Recibir tus facturas y presentarlas ante Hacienda.
- Almacenarlas por tiempo indefinido.
¿Qué es SignumOne?
Es una herramienta diseñada para facilitar la firma digital de comprobantes electrónicos en Costa Rica, especialmente en el ámbito de la facturación electrónica. Este software permite a los contribuyentes firmar y validar documentos electrónicos cumpliendo con los requisitos del Ministerio de Hacienda.
Algunas de sus características son:
- Interfaz simple para la gestión de firmas digitales.
- Funciona en Windows y GNU/Linux.
- Se integra con ATV para validar y enviar comprobantes electrónicos.
- Requiere un certificado digital para firmar.
- Se adapta a cambios normativos y mejora su funcionalidad.
¿Dónde descargar SignumOne Hacienda?
Aquí le compartimos los enlaces para descargar el firmador SignumOne según su mecanismo de seguridad (firma digital o llave criptográfica) .
Mire este video mostrando el paso a paso para descargar la herramienta:
https://www.youtube.com/watch?v=ILaLmlD7GtQ
Ventajas y desventajas de usar SignumOne Hacienda
Si bien esta herramienta es gratuita, puede presentar tanto ventajas como desventajas. Antes de emplearla, considere estos aspectos:
Ventajas de usar SignumOne
- No tiene costo adicional para los contribuyentes.
- Asegura el cumplimiento de las regulaciones fiscales.
- Garantiza la autenticidad e integridad de los documentos.
- Está diseñada para facilitar el proceso de firma y envío.
Desventajas de usar SignumOne
- Presenta fallas y mensajes de error poco claros con mucha frecuencia.
- Tiene una atención al cliente deficiente.
- Su configuración y actualizaciones son lentas y complicadas.
- Requiere conexión a internet para validar facturas.
¿Qué otro sistema de facturación electrónica es confiable en Costa Rica?
Si bien al comenzar una empresa es una buena opción usar el facturador gratuito Hacienda, este puede presentar fallas y complicaciones al emitir tus facturas electrónicas. Por ello, le compartimos algunas opciones de facturadores electrónicos que pueden ayudarle.
Alegra Facturación Electrónica
Alegra destaca como uno de los facturadores electrónicos más sencillos de utilizar en Costa Rica. Cuenta con una interfaz intuitiva y funciones automatizadas, que le ahorrarán tiempo en cada transacción, incluso si el ATV no se encuentra disponible. Además, es personalizable al tamaño de su empresa, permitiéndole contar con las funciones que usted necesita.
Con este facturador y sistema contable podrá:
- Crear facturas digitales, electrónicas y no electrónicas ilimitadamente.
- Contar con reportes inteligentes automáticos.
- Cumplir con cada requisito del Ministerio de Hacienda.
- Conectar cuentas de banco y conciliar movimientos.
- Registrar clientes y productos en minutos.
- Automatizar procesos financieros y administrativos.
- Tener soporte en línea en cada momento.
¡Lo mejor de todo es que tiene la oportunidad de probarlo durante 15 días gratis!
Descubra todas las funciones que este sistema en la nube tiene para usted:
Facturador Virtual
Esta segunda opción, aunque menos reconocida, también le permite emitir facturas virtuales, tanto electrónicas como no electrónicas, cumpliendo con los requisitos del Ministerio de Hacienda. Cuenta con una versión gratuita, pero solo permite la realización de tres documentos mensuales.
Algunas de las funciones que puede encontrar en sus planes pagos, son:
- Creación de documentos fiscales ilimitados.
- Soporte técnico.
- Administración de productos y clientes.
- Cuentas bancarias en las facturas.
- Reportes especializados.
Aprenda a cómo generar una factura digital gratis con este proveedor contable:
Factun
Esta herramienta simplifica la gestión de sus procesos tributarios, optimizando el tiempo dedicado a la administración financiera. Aunque dispone de un periodo gratuito, está específicamente diseñada para empresas y comercios que utilicen sistemas ERP y necesiten actualizarse con la facturación electrónica. Por este motivo, el programa se centra exclusivamente en esta función. En caso de requerir otras herramientas, deberá incorporarlas con un costo adicional.
Sus módulos adicionales son:
- Registro y control de gastos.
- Control de cuentas por cobrar.
Aquí puede enterarse más sobre Factun:
Ya conoce todo sobre el sistema de facturación electrónica Hacienda. Cuéntenos, ¿lo emplearía para emitir sus comprobantes digitales o prefiere otra opción? ¡Lo leemos en los comentarios!