¿Tienes clara la diferencia entre facturas electrónicas y facturas digitales en tu negocio? Si no es así, podrías estar emitiendo documentos incorrectos y exponiéndote a sanciones tributarias. No te preocupes, en este artículo vamos a aclarar todas tus dudas. Te explicaremos qué todo sobre estos comprobantes, cuándo y cómo debes emitirlos correctamente, para que estés al día con la DGII.
¿Qué son las facturas electrónicas?
Es un documento que cumple con los requisitos legales y fiscales, emitido y recibido en formato electrónico. A diferencia de las facturas en papel, se genera, transmite, recibe y almacena digitalmente, usualmente en archivos XML.
¿Cuándo se usa factura electrónica?
Actualmente, su uso es voluntario para todos los contribuyentes que realicen operaciones de transferencia de bienes, entrega en uso o prestación de servicios, tanto a título oneroso como gratuito.
La Ley 32-23, promulgada el 16 de mayo de 2023, establece el uso obligatorio de la factura electrónica en los siguientes plazos .
- Grandes contribuyentes nacionales: 12 meses desde la entrada en vigor.
- Grandes contribuyentes locales y medianos: 24 meses desde la entrada en vigor.
- Pequeños, micro y no clasificados: 36 meses desde la entrada en vigor.
¿Qué significa la factura digital?
Las facturas digitales son documentos en PDF enviados por correo electrónico o impresos al realizar una venta, con numeración no electrónica.
Importante: aunque se utilice un proveedor tecnológico y se genere digitalmente, no es una factura electrónica.
¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y factura digital?
Aunque ambos documentos se emiten de manera virtual, presentan diferencias técnicas y legales. A continuación, te compartimos una tabla con todos los detalles:
| Aspecto | Factura electrónica | Factura digital |
| Definición | Documento emitido y recibido en formato electrónico, cumpliendo con requisitos legales y fiscales. | Documento en PDF que se envía por correo electrónico o se imprime al momento de la venta. |
| Regulación | Regulado por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) bajo la normativa de e-CF. | No tiene regulación específica por parte de la DGII. |
| Numeración | Utiliza numeración electrónica asignada por la DGII. | Utiliza numeración no electrónica. |
| Autenticidad | Incluye firma digital o certificado electrónico que garantiza su autenticidad. | No incluye firma digital; su autenticidad no está garantizada electrónicamente. |
| Validez legal | Tiene validez legal y fiscal como documento oficial. | No tiene validez fiscal como factura oficial. |
| Almacenamiento | Se almacena de manera digital con respaldo en sistemas electrónicos aprobados por la DGII. | Puede almacenarse digitalmente o en papel, pero sin requisitos específicos. |
| Uso obligatorio | Obligatorio para ciertos contribuyentes según la Ley 32-23. | No es obligatorio, y su uso es más informal. |
¿Cómo saber si una factura es electrónica o física?
Para saber si una factura es electrónica o física, considera los siguientes aspectos .
- Formato
- Electrónica: emitida y recibida en formato digital (XML o PDF con código QR). No requiere impresión.
- Física: emitida en papel, aunque puede haber sido generada digitalmente.
- Numeración
- Electrónica: tiene numeración electrónica única, autorizada por la autoridad fiscal.
- Física: numeración manual o generada por un sistema no autorizado electrónicamente.
- Firma
- Electrónica: incluye firma digital o certificado electrónico que valida su autenticidad.
- Física: sin firma digital; autenticidad validada por métodos tradicionales.
- Validación
- Electrónica: incluye un código QR o similar para verificación en línea.
- Física: no cuenta con elementos de validación electrónica.
- Entrega
- Electrónica: enviada por correo electrónico o descargada en línea.
- Física: entregada en papel en el punto de venta o por correo postal.
- Regulación
- Electrónica: regida por normativas fiscales específicas.
- Física: sujeta a regulaciones generales.
¿Cuál es la diferencia entre una factura electrónica y una factura firmada digitalmente?
La diferencia principal entre una factura electrónica y una factura firmada digitalmente radica en su alcance y en el propósito de la firma digital. Te explicamos todo a continuación:
Características de una factura electrónica
Las facturas electrónicas son documentos que cumplen las normativas fiscales y cuentan con los siguientes aspectos .
- Formato: generalmente en XML o PDF, con elementos de validación como un código QR o un número único de identificación.
- Regulación: está regulada por la DGII y debe cumplir con normativas específicas para su emisión y validez.
- Firma digital: incluye una firma digital o un certificado electrónico como parte integral del documento para garantizar su autenticidad e integridad.
Características de una factura firmada digitalmente
Por su parte, este tipo de documento, es cualquier factura (física o electrónica) a la que se le ha añadido una firma digital para asegurar la identidad del emisor y la integridad del contenido. Aquí te compartimos los detalles .
- Formato: puede ser una factura en papel escaneada o un archivo digital (PDF o XML) que se ha firmado electrónicamente.
- Firma digital: la firma digital se utiliza para verificar que el documento no ha sido alterado desde su emisión y para autenticar al emisor. Es una herramienta de seguridad, pero no implica que la factura esté regulada bajo la normativa de facturación electrónica.
- Regulación: la firma digital en sí misma puede cumplir con regulaciones de seguridad informática, pero no convierte a la factura en una factura electrónica según las normativas fiscales.
¿Qué diferencia hay entre la facturación electrónica y computarizada en línea?
Las diferencias entre facturación electrónica y factura online radica en su alcance, regulación y propósito. Echa un vistazo a la siguiente tabla:
| Aspecto | Facturación electrónica | Facturación computarizada en línea |
| Definición | Sistema de emisión de facturas en formato digital que cumple con normativas fiscales. | Sistema de emisión de facturas mediante software en línea, sin necesidad de cumplir con normativas fiscales. |
| Regulación | Regulada por la autoridad fiscal y sujeta a normativas específicas. | No necesariamente regulada; puede no cumplir con normativas fiscales. |
| Formato | Generalmente en XML, incluye elementos de validación como firma digital y códigos QR. | Puede ser en PDF u otros formatos, sin elementos de validación electrónica obligatoria. |
| Autenticidad | Garantizada por la firma digital y otros mecanismos de seguridad. | No garantiza la autenticidad e integridad del documento mediante firma digital. |
| Obligatoriedad | Obligatoria para ciertos contribuyentes según la legislación fiscal. | No es obligatoria; usada principalmente para simplificar la gestión de facturas. |
| Flexibilidad | Menos flexible debido a requisitos legales y fiscales estrictos. | Más flexible; se adapta a las necesidades de pequeñas y medianas empresas. |
¡Ya eres un experto en facturas electrónicas y digitales! Pon tus conocimientos en práctica y mantente al día con la DGII. ¿Tienes más dudas? Déjalas en los comentarios, y con gusto te ayudaremos.