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¿ Qué es una factura electrónica y para qué sirve ?

En la actualidad los procesos logísticos de diseño, pedidos, impresión, transporte, costos operativos, sello y entrega de un  talonario de facturas pueden ser reemplazados por la tecnología, mediante el uso de la factura electrónica. Pero ¿ qué es una factura electrónica ?

En palabras simples, la factura electrónica es la representación digital del modelo convencional, en palabras más técnicas es un documento tributario en formato digital que según las políticas internas de cada país es obligatorio o no para los contribuyentes; otros le llaman comprobante de facturación digital por internet (CFDI). Vale la pena destacar que España lleva una delantera en el tema, mientras que en otros países de habla hispana como Colombia y Perú, recién se adentran en el área, por eso sugerimos darte la bienvenida al mundo de la factura digital con los entes tributarios de tu localidad.

Beneficios de la factura electrónica

Es correcto señalar que la factura electrónica sirve de aval como comprobante de pago. Al ser creada correctamente tiene la misma validez que una factura de papel foliado, se genera y se mantiene electrónicamente en el sistema tributario oficial del país.

Su utilidad es enorme, cuando en temas de expansión de negocios y reducción de costos se habla, ya que puede ser emitida para personas naturales o grandes empresas, con el plus de permitir al usuario tener grandes vínculos de venta con empresas extranjeras, volviéndote competitivo laboralmente.

Por otra parte la factura electrónica sirve para reducir los costos administrativos en envío e impresión, incrementando así la productividad comercial con el intercambio rápido de datos a modo seguro, resultando menor el peligro de clonación del documento, pérdida o daño, pues la factura electrónica, consta de una estructura que le brinda validez, seguridad, y soporte, al contrario de una factura de papel es difícil tener una versión falsificada. Puede ser enviada por email, enlaces externos a nivel digital, o guardada en drivers electrónicos.

Validez de una factura electrónica

Para que una factura electrónica tenga validez, deberá ser autenticada por el ente regulador del país, tal cual como en el caso de las facturas impresas, pero en el caso de la factura electrónica, el empresario debe crear en primera instancia una firma  o certificado digital, que legalmente tendrá una validez de peso, digamos es como un sello representativo que la hace única.

Dichos certificados los puedes solicitar en el ente regulador tributario o cámara de comercio de tu país, en Colombia es la DIAN, en Chile el SII, y en México el SAT, el nombre varía según la zona, pero la función es similar.  Acto seguido debes tener algún programa que te permita firmar documentos en línea, que de seguro ya tendrás varios en tu pc instalados –Microsoft Word, Adobe Acrobat, etc- generas la factura con tu firma legal, y la envías por correo electrónico o cualquier formato digital.

Para mayor inmediatez lo ideal es que ambas partes del proceso: emisor- receptor, tengan iguales sistemas operativos o programas. Antes de emitir una factura electrónica es adecuado comentarle a la empresa  receptora, para que esta tome en consideración los pasos a seguir para verificar de modo legal el recibo. Es decir debe verificar que su sello digital sea válido y correcto, que esté firmada electrónicamente, y aceptará guardar la factura en un respaldo digital por si necesita tener soportes futuros.

Transición de físico a digital

El traslado al mundo electrónico de tu factura en papel puede resultar largo, ya que mientras se completa la transición, deberás implementar ambos sistemas en un primer momento, escaneando tus antiguas facturas impresas bajo ciertos formatos homologados por la legislación de tu país, acto seguido lo ideal es que empieces a emitir sólo facturación digital. Ahora bien, luego de ser emitida, su uso, validez, y peso legal es el mismo.

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