Todo va bien con tu pyme hasta que te das cuenta de que algo no cuadra en tus egresos. ¿Ya revisaste tus gastos menores? Conocer el manejo de estas salidas de dinero es crucial para llevar un control preciso de tus finanzas y cumplir con las obligaciones fiscales.
¡No te preocupes! Aquí te contaremos todo lo que necesitas saber. Sigue leyendo.
¿Qué son los gastos menores y cuáles son?
Los gastos menores son cantidades pequeñas de dinero que tu empresa reserva para cubrir pagos operativos menores durante la rutina diaria. Estos se manejan comúnmente en efectivo y se destinan a compras que no justifican el uso de crédito o cheques. Aunque representan montos reducidos, su registro adecuado es crucial para fines contables y tributarios.
Algunos de los consumos que suelen cubrirse incluyen:
- Artículos de papelería.
- Gastos de alimentación.
- Transporte local.
- Reparos o mantenimientos.
¿Dónde se registran los gastos menores?
Para saber cómo registrar gastos menores debes entender que existen dos formas: manualmente en el libro de caja o con un software contable. Ambas maneras te permiten mantener un seguimiento adecuado de los fondos utilizados para estas deducciones, facilitan el cumplimiento de obligaciones fiscales y la preparación de informes financieros precisos.
Comprende mejor sus diferencias:
| Aspecto | Libro de caja | Software contable |
| Formato de registro | Manual, anotaciones físicas en un libro de caja. | Electrónico, entrada de datos en una interfaz digital. |
| Almacenamiento de datos | Físico, en el libro contable. | Digital, en bases de datos almacenadas en el sistema. |
| Organización | Es menos estructurado y más propenso a errores manuales. | Ofrece herramientas para organizar y categorizar automáticamente la información. |
| Eficiencia | Menos eficiente en términos de tiempo y esfuerzo. | Más eficiente, permite una rápida búsqueda y recuperación de datos. |
| Generación de reportes | Limitada, generalmente manual. | Automatizada, con la capacidad de generar informes detallados y resúmenes. |
| Seguridad | Puede ser vulnerable al deterioro o pérdida física. | Mayor resguardo al contar con copias de seguridad y medidas de protección digital. |
¿Cómo se usan los comprobantes de gastos menores?
Un comprobante para gastos menores solo debe ser usado para sustentar pagos realizados por tu personal, sean estos efectuados en territorio dominicano o en el extranjero y en ocasión a las actividades relacionadas al trabajo, tales como:
- Consumibles.
- Pasajes.
- Transporte público.
- Tarifas de estacionamiento.
- Peajes.
¿Quién emite los comprobantes fiscales de gastos menores?
El NCF gastos menores son emitidos por los negocios o proveedores que realizan la venta de bienes o servicios. Estos son regulados por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII). Las pymes deben estar registradas ante el ente regulador y cumplir con las normativas establecidas para la emisión válida de estos documentos, que son esenciales para la declaración tributaria.
Aquí te compartimos un ejemplo:
Luis Guerra envió a uno de sus empleados a realizar un trabajo en el interior del país y este tuvo que pagar peaje, por lo cual Juan deberá reportar este egreso en un comprobante de gasto menor.
¿Qué ventajas ofrece el uso de un software contable para registrar los gastos menores?
Emplear un programa de contabilidad para registrar un comprobante de gastos menores te puede ayudar a mejorar la precisión y eficiencia en el seguimiento de estos egresos. Así como también a:
- Generar reportes exigidos por la DGII.
- Crear tus reportes según lo establecido en las NIIF.
- Desarrollar tus asientos contables de manera automática.
- Tener una visión clara de tu estado financiero.
- Obtener la documentación necesaria para auditorías.
Ahora que conoces las ventajas, debes decidir qué software adquirir. Con Alegra podrás mejorar las funciones de un contador y cumplir con tus obligaciones tributarias.
Ahora que dominas todo sobre los gastos menores, tendrás una mayor organización mientras cumples con la ley. ¿Tienes alguna duda sobre el tema? Deja tu comentario y con gusto te responderemos.