En esta nueva era digital la facturación electrónica se presenta como una herramienta que las Pymes mexicanas pueden usar para llevar sus finanzas de forma transparente y mantener un buen nivel de competitividad.
Sin embargo, muchas empresas se resisten a realizar este cambio debido a que desconocen las ventajas que ofrece este nuevo sistema, lo cual ocasiona retrasos y multas innecesarias a la hora de presentar sus obligaciones fiscales.
Si aún no has realizado este cambio o planeas hacerlo, a continuación te explicamos todo lo que debes saber antes de implementar la facturación electrónica en tu negocio.
Ventajas
Reducen los errores
Dado que estos comprobantes son creados a partir de la información ingresada en un sistema, el margen de error con estas aplicaciones es menor que en la facturación manual, por lo que se pueden evitar problemas como duplicidad de cantidades, errores de numeración y confusiones con los costos.
Permiten disminuir gastos de impresión
Las empresas al implementar la facturación electrónica pueden reducir drásticamente el consumo de papel, los gastos de impresión y el impacto ecológico de sus operaciones comerciales en el medio ambiente.
Agiliza el trabajo de los contadores
Con este sistema los contadores ya no tienen que pasar horas digitando la información financiera de sus clientes y pueden dedicarse a analizar las operaciones contables para crear los informes fiscales y ayudar en el proceso de toma de decisiones.
Mejoran la relación con el cliente
Una de las ventajas que ofrece este modelo contable es que permite a las empresas enviar sus facturas directamente al correo de sus clientes, lo cual facilita el proceso de revisión y recepción de los comprobantes de venta.
Simplifican el proceso de búsqueda
Al organizar y unificar todos las facturas en un solo lugar, las empresas pueden tener su información contable disponible en todo momento y se reducen los tiempos de búsqueda.
📌 Si ya no cuentas con QuickBooks México, debes migrar tus datos a otro software contable. Alegra se presenta como la mejor alternativa porque tiene el sistema administrativo en la nube más completo del mercado.
Desventajas
Ocasionan gastos adicionales
Para implementar la facturación electrónica los contribuyentes deben adquirir un software que facilite la elaboración de estos comprobantes, los cuales pueden ser costosos y en algunos casos requieren de hardware adicional para asegurar un buen funcionamiento.
Es por ello que recomendamos usar aplicaciones contables alojadas en la nube, ya que estas además de no necesitar ningún tipo de instalación física, pueden ser usadas desde cualquier navegador con conexión a internet.
Requieren un conocimiento previo
Puesto que la mayoría de las aplicaciones de facturación electrónica están diseñadas pensando en usuarios con conocimientos contables, las empresas deben invertir grandes sumas de dinero para capacitar al personal en el uso de estas herramientas. Por esta razón aconsejamos seleccionar programas con una interfaz intuitiva y que ofrezca un buen servicio de soporte para agilizar este proceso.
Necesita un mantenimiento constante
Otra desventaja que presentan los comprobantes electrónicos es que los sistemas de facturación requieren de un mantenimiento y actualización constante para incorporar nuevas normativas fiscales. En estos casos lo ideal es seleccionar un sistema que se actualice de forma automática para evitar la necesidad de instalar paquetes adicionales.
Ahora que ya conoces todos los beneficios que ofrecen los comprobantes digitales, ya no tienes excusas para comenzar a usarlos en tu negocio, por lo que te recomendamos leer nuestro artículo sobre los 5 pasos para implementar con éxito la facturación electrónica, donde te explicamos cómo ahorrar tiempo implementando este sistema contable en tu negocio.
