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¿Cómo gestionar el impago de facturas?

Una factura impagada es aquella que no ha sido cancelada por el cliente. Toda empresa tiene el derecho y el deber de actuar ante una situación de morosidad. Sin embargo, existen diferentes etapas y formas de tratar la relación con el deudor.

La gestión de impagos es un proceso que debe manejarse con tacto pero con presión para evitar afectar las relaciones con clientes desorganizados u olvidadizos y lidiar con otros que no cumplan con sus obligaciones y representen un riesgo de pérdida para la empresa. No necesariamente porque un cliente no haya cancelado una factura significa que no lo hará eventualmente.

Estos son los pasos a seguir para cobrar las facturas pendientes:

1. Hacer un recordatorio

Se le escribe al cliente por correo o se le llama para avisarle que tiene una factura vencida y que debe cancelarla.

2. Realizar una solicitud formal

Enviar una carta o documento de notificación para que quede constancia de recepción.

3. Recurrir a otras instancias

Si el cliente no responde o no salda la deuda se puede acudir a la justicia siempre y cuando existan documentos probatorios.

Para evitar llegar a esta situación tan desagradable para las partes, lo más recomendable es:

Renegociar el pago

Acordar un margen de reducción del monto de la factura.

Establecer plazos de pago

Si el cliente es sincero y hace saber que no cuenta con liquidez para cancelar, se puede dividir la deuda en partes para ayudarle a pagar. En este caso hay que valorar la buena disposición.

Saber con quién se hacen negocios

Aunque no siempre se puede tener toda la información del cliente, es importante verificar su récord. Esta es una medida netamente preventiva y que no aplica en todos los casos.

Una buena opción para gestionar el impago de facturas es llevar la administración en un software en la nube que permite automatizar tareas como el cobro de facturas. Alegra.com es un ejemplo de esto. Es un software contable que además cuenta con un Reporte de Estado de Cuenta que permite al usuario consultar y gestionar su historial de facturación. Igualmente posee una integración con PayU que consiste en un botón de pagos para que los clientes puedan pagar sus cuentas directamente con un clic.

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