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Costa Rica: ¿Cómo crear una factura electrónica de manera voluntaria?

Para poder comenzar con el proceso de facturación electrónica de manera voluntaria, es necesario tener en cuenta algunos factores y pasos a seguir para emitir el comprobante electrónico y cumplir con todos los requisitos legales establecidos por el Ministerio de Hacienda.  

El primer requisito, es estar inscrito como contribuyente ante la Dirección General de Tributación (DGT) y ser usuario del portal Administración Tributaria Virtual (ATV). Este portal permite realizar los procesos y obligaciones tributarias a través de Internet, sin necesidad de desplazarse para cumplir con estas obligaciones.

Para comenzar con el proceso, se debe contar con un sistema tecnológico de facturación electrónica que cumpla con todos los requisitos de la DGT, el cual puede ser desarrollado por el contribuyente, por algún proveedor o también existe un facturador electrónico gratuito disponible en el portal ATV.

También, es importante tener un mecanismo de seguridad para la firma de las facturas electrónicas, el cual puede ser una firma electrónica o un sello electrónico; estos dos pueden ser adquiridos en el sistema bancario nacional, regulado por el Banco Central de Costa Rica. Otro mecanismo que puede ser usado para este fin es la llave criptográfica, la cual se genera en sitio ATV.

Para la utilización de estos mecanismos, se debe generar una contraseña en el portal ATV, la cual permitirá el envío de los comprobantes a la DGT. Para obtener esta contraseña, se debe dirigir al portal de la Administración Tributaria Virtual y elegir la opción Comprobantes Electrónicos.

Luego, el contribuyente debe registrarse en el portal ATV como emisor-receptor electrónico y enviar los comprobantes electrónicos en formato XML a la Dirección General de Tributación, para su respectiva validación.

Los comprobantes deben contener los siguientes requerimientos: versión del documento, identificación del facturador, el tipo de documento que en este caso es la factura electrónica, la numeración del documento, clave, fecha y hora de emisión, condiciones de la venta, método de pago, la resolución vigente que autoriza la expedición del comprobante, descripción detallada de la mercancía o servicio prestado,  los descuentos, el subtotal, el impuesto selectivo de consumo, precio neto, impuesto de ventas y finalmente el valor total de la factura.

Esta factura electrónica debe ser entregada al receptor inmediatamente después de ser expedida. La misma puede ser entregada mediante un correo electrónico, ser impresa en formato PDF o puede ser puesta a disposición en un medio de consulta de facturación electrónica.

Comenzar con este proceso trae muchos beneficios como la optimización de los procesos de facturación y pagos, el ahorro en dinero y tiempo, mayor transparencia y seguridad en el proceso, mejora en la atención a los clientes y mejora en el flujo de caja.

Es importante conocer y asesorarse a profundidad en este proceso, con el fin de comenzar la expedición de facturas electrónicas y recibir todos sus beneficios, antes de ser llamados a comenzar de manera obligatoria.

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